Comment trouver le bon logiciel batiment ?
Il y a peu nous avons eu le plaisir de travailler avec un entrepreneur du bâtiment situé dans l'agglomération lyonnaise. Le gérant souhaite alors développer son activité qui fonctionne bien et pour ce faire vient de recruter un assistant pour le suivi de chantier et une secrétaire indépendante à temps partiel.
Notre mission fut donc d'accompagner ce jeune patron dans la recherche puis la mise en place d'une nouvelle organisation informatique via l'intégration de logiciels.
1. Comprendre l'organisation de l'entreprise
2. Connaitre les principes pour bien choisir son logiciel batiment
3. Se poser les bonnes questions
4. Retranscrire son activité en terme de fonctionnalités
5. Faire une sélection et assister à des démonstrations du produit
1. Comprendre l'organisation de l'entreprise
Informatiser une entreprise (ou une autre structure d'ailleurs) c'est penser et modifier son organisation avec l'aide de l'informatique. Avant d'étudier les applications et logiciels bâtiment disponibles sur le marché, nous souhaitons d'abord bien comprendre l'organisation actuelle de l'entreprise en question.
Schématiquement une organisation se compose de plusieurs éléments :
les données : l'ensemble des éléments de type informatif qui enrichissent l'organisation : les images, les fichiers, les informations des tiers, les docs administratifs, les courriers... ;
les outils : matériels (ordinateurs, téléphone,...) ou logiciels, (Erp, logiciels de gestion batiment, applications diverses,....); ils permettent de traiter, d’enregistrer et de trier ses données ;
les flux : ce sont les mouvements internes et externes à l'organisation de l'entreprise; l'envoi d'un email, la réception d'un appel téléphonique,...
les hommes : les collaborateurs, les clients, les fournisseurs,....ils composent ou gravitent autour de l'organisation, lui permettent de fonctionner et d'évoluer.
les procédures : l'ensemble de règles permettant de structurer l'organisation et de déterminer les actions à mener.
En prenant en compte les informations énoncés ci-dessous il est ainsi plus facile de déterminer comment est structurée l'activité de cette petite entreprise de bâtiment. Une fois l'audit effectué et avant de se projeter dans la recherche d'outils adéquat il est bon de rappeler quelques principes essentiels pour bien choisir son logiciel bâtiment.
2. Connaitre les principes pour bien choisir ses logiciels d'entreprises
Pour bien intégrer un nouveau logiciel bâtiment dans une structure il convient de respecter, trois critères principaux afin d'éviter le mauvais investissement.
Choisir le bon logiciel pour son entreprise peut être long et coûteux, il faut donc respecter certaines règles pour diminuer le risque de mauvaises surprises.
Tout bon logiciel de gestion d'entreprise doit être :
FIABLE : car il s'agit du principe même de l'utilisation de l'informatique surtout dans le cadre professionnel, il faut utiliser la puissance des outils numériques pour diminuer les erreurs et profiter des processus automatisés pour gagner du temps. Si tout cela n'est pas juste et engendre des erreurs alors à quoi bon ?
PRATIQUE : car c'est un autre principe essentiel de l'utilisation de logiciels informatiques : ils sont faits pour gagner du temps et du confort de travail. Les outils choisis devront être simples à utiliser (en tout cas au regard des compétences des futurs utilisateurs) et adaptés au contexte. L'erreur serait de mettre en place des applications inadaptées au métier du BTP par exemple ou surdimensionnées en terme de fonctionnalités (pour des groupes ou des structures de taille plus importantes et donc à des besoins différents).
PÉRENNE : car mettre en place une organisation et des logiciels informatiques demande du temps et des dépenses, il faut donc intégrer dans la mesure du possible l'évolution de la structure (embauches à venir, développement d'autres activités, intégration de nouvelles compétences : comptable, commercial,...) et anticiper la future organisation pour éviter de devoir tout recommencer. Il faut également veiller à la pérennité du logiciels lui même et à celle de son éditeur (est-ce que la technologie du logiciel bâtiment n'est pas dépassée ? L'éditeur est il en bonne santé financière ? A-t-il des références ?)
3. Se poser les bonnes questions
Pour bien choisir son logiciel bâtiment et structurer son entreprise de manière efficace, il est nécessaire de se poser les bonnes questions :
Combien d'utilisateurs en utilisation simultanée ai-je besoin ? Et dans 1 à 3 ans ?
En cas de besoins multi-utilisateurs disposez vous d'un réseau entre vos différents ordinateurs ?
Avez-vous besoin d'avoir un ou plusieurs accès pour travailler à distance ?
Concernant vos ordinateurs sont-ils installés soue un environnement Windows ou Mac ?
Comment est-organisée votre comptabilité ? Est-elle entièrement délocalisée chez votre expert comptable ? Ou est-ce qu'il est pertinent d'en récupérer la saisie ?
Disposez vous déjà d'un logiciel bâtiment obscolet ou vous partez d'une page blanche ? Le cas échéant est-ce qu'il y a des données à importer dans le futur logiciel batiment ?
Comment est gérée la messagerie email actuellement ?
Quelle fourchette de budget pouvez-vous accorder à l'informatisation de mon activité ?
Avez vous une seule société à gérer ou disposez vous de plusieurs structures ?
4. Retranscrire son activité en terme de fonctionnalités
Informatiser son organisation consiste finalement à intégrer les taches effectuées dans le logiciels : on parle alors de fonctionnalités. Plus l'entreprise est grande, plus son organisation est complexe (plus de volume, plus de taches diverses effectuées) ce qui demande un logiciel avec des fonctionnalités plus conséquentes. En effet plus il y a du volume (plus de factures de vente, plus de suivi de règlement clients, plus de factures d'achat,....) plus la nécessité d'informatisation devient nécessaire.
Il n'est jamais trop tard pour informatiser son activité, mais globalement plus on s'y prend tôt mieux c'est
Investir dans un logiciel de gestion "métier" est souvent le plus judicieux. En effet dans ce cas là les fonctionnalités ont été spécialement étudiées pour s'adapter aux particularités du métier, dans notre cas on optera pour un logiciel dédié aux entreprises du bâtiment. Petit tour d'horizon des fonctionnalités existantes dans un logiciel bâtiment.
Même si il existe des fonctionnalités préétablies et adaptées au métier, n'hésitez pas à faire une liste des fonctionnalités propres à votre structure. Est-ce que vous répondez à des DPGF ? Imprimez vous des bons de travail pour les ouvriers ? etc...4.1 Clients & devis batiment
Comme tout logiciel de gestion (ou logiciel de devis facture en fonction de comment on l'on nomme), ce dernier vous offre la possibilité de gérer votre base de clients, de créer et imprimer des devis. La particularité d'un logiciel batiment se situera en général dans la puissance du chiffrage : possibilité d'ajouter des variantes, d'insérer des titres et des sous titres pour créer des chapitres, d'insérer une adresse de chantier,....
L'une des autres spécificités du chiffrage bâtiment est la possibilité de fonctionner en "ouvrage". Un ouvrage est un élément composé de plusieurs autres élements (main d'oeuvre, fournitures, déplacements,...).
Cet aspect est particulièrement apprécié des artisans et entrepreneurs du BTP qui par convention vont chiffrés au M2 et au ML, le logiciel se chargera alors de calculer le temps total prévu et la fourniture nécessaire au chantier.
4.2 Suivi des achats et des sous-traitants
Pas nécessairement informatisé chez les artisans par exemple, le suivi des achats est intéressant dans les entreprises de taille un peu plus importante. Un logiciel batiment offrira la possibilité de suivre ses commandes fournisseurs et ses factures d'achats. Ces fonctionnalités permettent à termes de tirer des statistiques (chiffre d'affaire par fournisseur par exemple), de contrôler les tarifs, de transférer directement ses achats en comptabilité, et d'affecter la rentabilité du chantier mais nous y reviendrons plus tard.
4.3 Facturation clients
La facturation est un point particulier dans le monde du bâtiment et un logiciel métier se doit de proposer des fonctionnalités adaptées, on notera la possibilité :
d'insérer des retenue de garanties dans les factures
de gérer des factures d'acompte
de gérer des factures de situation (facturation à l'avancement)
de gérer les décomptes général définitif
La législation impose désormais à tout les logiciels de gestion professionnels de figer chaque facture imprimée. Il n'est alors plus possible de la modifier (sauf dans certains logiciels et en justifiant le cas échéant) encore moins de la supprimer.4.4 Centralisation des affaires/chantiers
L'une des particularités du Bâtiment (et d'autres métiers également) est le fonctionnement en chantier (on parlera aussi dans certains logiciels de gestion d'affaires). Un logiciel de gestion bâtiment proposera de référencer l'ensemble de vos chantiers. Cela permet de retrouver dans chaque chantier l'ensemble des éléments liés (devis, factures clients, factures d'achats,...) et de faire une analyse de rentabilité du chantier.
Un logiciel bâtiment propose également de saisir l'ensemble des heures travaillées par les ouvriers et de les répartir par chantier afin de compléter l'analyse de rentabilité.
5. Faire une sélection et assister à des démonstrations
Investir dans un logiciel de gestion Batiment n'est pas à prendre à la légère. C'est un choix important qui va structurer votre activité. Aussi il est conseillé d'effectuer une sélection en effectuant des recherches autour de soi. N'hésitez pas bien entendu à vous servir d'internet (vous pouvez taper dans la barre de recherche : meilleur logiciel batiment, logiciel pour artisan, logiciel devis facture batiment,...).
Vous pouvez également interroger votre expert comptable, votre informaticien et surtout les entrepreneurs qui vous entourent, ils seront assurément de bons conseils et pourrons vous faire un retour d'expérience.
Une fois effectué une sélection de 3 ou 4 produits intéressants, n'hésitez pas à demander une démonstration du produit et à poser l'ensemble des questions qui vous semblent nécessaires pour porter un choix définitif sur le logiciel adéquat.
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