Pourquoi un(e) secrétaire indépendante peut développer votre entreprise ?
Dernière mise à jour : 6 janv. 2021
Vous êtes artisan, à votre compte vous aimeriez vous concentrer sur vos chantiers plutôt que sur la paperasse administrative ? Vous avez du travail et les clients vous font confiance mais vous avez besoin de structurer votre activité et de vous libérer du temps ?
Il est certainement venu le temps pour vous en tant qu'entrepreneur du bâtiment de déléguer certaines tâches pour vous concentrer sur l'essentiel à savoir développer votre chiffre d'affaires et gérer vos chantiers. Trouver un(e) secrétaire indépendante présente plusieurs avantages et est assurément un élément précieux pour développer votre structure sereinement.
1 - Vous concentrer sur l'essentiel
Lorsque que l'on envisage de se payer les services d'un(e) secrétaire indépendante on a tendance à se projeter uniquement sur le coût que cela va engendrer. Certes c'est important et nécessaire d'avoir les ressources en trésorerie pour pouvoir régler les factures de cet assistant administratif. Néanmoins, il convient de voir cette possibilité sous en autre angle et entamer une collaboration avec un(e) secrétaire pour déléguer des tâches administratives peut être vu plutôt comme un investissement que comme une charge unique. Un investissement ? Vraiment ?
Et oui car il va assurément vous permettre de vous libérer du temps !
Répondre à un courrier, relancer un client, rédiger un devis, facturer ses chantiers,.... tout ça peut s'avérer extrêmement chronophage surtout lorsque vous ne trouvez pas la motivation et que votre tête est occupée à trouver ou à assurer la qualité de vos chantiers.
Alors imaginez le temps que vous pourriez vous libérer et les choses sur lesquelles vous pourriez vous concentrer de nouveau ; contacter des architectes, faire du relationnel, vérifier la satisfaction des clients, diversifier votre activité, acheter des locaux pour votre entreprise,...
2 - Gagner en qualité de travail
Et oui assurément en travaillant avec un assistant administratif dédié il y a de forte chance pour que ce dernier réalise mieux votre travail. C'est difficile à croire et pourtant c'est souvent la réalité. Pour diminuer les risques néanmoins préférez une secrétaire freelance qui a de l'expérience et si possible dans le bâtiment.
Pour que la future entente soit optimale et que la qualité du travail en soit bonifié il est nécessaire pour bien déléguer le travail administratif de faire confiance à son nouveau partenaire et dans bien des cas le retour est très clairement positif.
Attention faire confiance ne veut pas forcément dire ne pas contrôler de temps en temps ou demander des comptes sur le travail effectué.
Exemple de tâches à déléguer à votre futur(e) secrétaire :
rédiger des devis ;
traiter les courriers entrant (postal ou mail) ;
facturer les clients ;
suivre les règlements clients et effectuer des relance ;
payer les fournisseurs ;
etc...
3 - Récupérer de l'argent
Tout entrepreneur le sait le nerf de la guerre est une bonne (voire une très bonne) trésorerie. Elle est indispensable pour la survie de l'entreprise. Elle est un signe de bonne santé financière. Elle est une sécurité et une formidable antistress pour le gérant d'entreprise.
Or un des leviers pour conserver une trésorerie saine est d'encaisser rapidement et de ne pas laisser l'argent que l'on vous doit trop longtemps dehors !
En plus d'un suivi régulier entre les factures émises et les encaissements, un(e) secrétaire indépendante qualifiée procédera à des relances régulières amiables dans un premier temps avant d'éventuellement transmettre à un service de recouvrement.
Les étapes pour lesquelles une secrétaire peut intervenir dans le processus de relance :
La secrétaire indépendante peut procéder d'abord par une relance courtoise par courriel. Bien souvent le paiement est tardif à cause d'un simple oubli du client.
Si la facture n'est toujours pas payée un appel téléphonique au décisionnaire (le particulier ou le gérant dsna le cas d'une société) doublé d'un courriel un peu plus dissuasif permettra dans la majorité des cas un règlement rapide.
En cas de non paiement après les deux premières relances, un courrier avec Accusé de Réception est alors nécessaire. Ce dernier devra indiquer les mentions obligatoires pour un recouvrement efficace (délai de paiement, coefficient de pénalité,...)
Sans nouvelles ni paiement, le transfert de l'ensemble du dossier (pièces commerciales, courriel,...) sera alors transmis à un service de recouvrement.
4 - Améliorer son image
"Je vais demander à ma/mon secrétaire de vous envoyer un mail", la classe non ? II faut bien le reconnaître avoir la chance de pouvoir être épauler par une personne compétente dans toutes la partie administrative est une véritable confort et un gage de réussite.
Indéniablement cela va participer au renforcement de votre image de marque auprès des partenaires et des clients qui verront en votre entreprise une entreprise saine, mieux structurée et capable d'être plus réactive.
5 - Augmenter la réactivité et la disponibilité de son entreprise
Disposer d'une secrétaire indépendante en freelance vous permettra de gagner en réactivité. C'est donc un gage pour améliorer le chiffre d'affaires de votre entreprise. La réactivité va notamment permettre de faire parvenir les devis plus vite à vos prospects (donc d'augmenter le taux de retour) et de facturer plus rapidement dès que les travaux sont terminés (donc une meilleure trésorerie).
Globalement c'est l'ensemble de votre organisation administrative qui va en sortir gagnante (les courriers sont traités plus rapidement, les réponses aux courriels également,....).
En plus de cela, en vous épaulant d'un nouveau collaborateur (même si il est à temps partiel), cela va vous permettre d'augmenter la disponibilité de votre entreprise. Par exemple les horaires d'ouverture des bureaux pourront être le Lundi, Mercredi et Vendredi matin et ainsi permettre à vos prospects, partenaires et prescripteur de mieux vous joindre.
6 - Profiter d'une expertise supplémentaire
Soyez conscient, même si cela peut être difficile à entendre, qu'une secrétaire expérimentée pourra vous apporter des conseils et une expertise dans son métier (toute la partie administrative). Chaque secrétaire à effectivement un profil différent mais l'idéal est de trouver une secrétaire qui connaît le monde du bâtiment. Ce sera plus simple pour vous épauler dans la gestion de la facturation, les notions d'acomptes, de retenue de garantie, de décompte général définitif,....
Choisir un profil de secrétaire indépendante en freelance est un gage de sécurité. Même si il ne garantie pas 100% de réussite dans votre future collaboration, il dénote quand même un esprit de sérieux et de travail.
Un autre aspect à ne surtout pas négliger est l'aspect informatique. Il est précieux pour organiser et développer votre structure. Aussi il est intéressant si votre future assistant(e) administratif(ive) est à l'aise avec cela.
7 - Ne payer qu'au temps passé et sans s'engager
Engager un nouveau collaborateur est toujours synonyme d'une pointe de stress pour l'entrepreneur. Combien vont coûter les charges sociales en plus du salaire ? Est-ce qu'il y aura d'autres coûts ? Quelles sont les démarches à effectuées ? Comment maintenir la motivation du futur salarié ? Comment éviter les conflits ou autres problèmes ?
Engager une secrétaire freelance permet d'éviter toutes les problématiques citées ci-dessus (ou en tous cas la plupart).
Vous ne payer qu'au temps passé (soit à l'heure, soit à la demie-journée). Si la collaboration ou le travail n'est pas satisfaisant(e) alors il suffira simplement d'y mettre fin. Trouver des profils de secrétaires à leur compte est relativement facile, vous pouvez utiliser des sites web dédiés ou des sites d'annonces.
8 - Aller encore plus loin avec votre secrétaire indépendante
Votre nouvel assistant(e) administrative pourra vous accompagner dans des tâches plus diversifiée en fonction de ses compétences. Par exemple au niveau commercial avec de la prospection téléphonique, au niveau marketing avec la création d'un site internet ou au niveau informatique avec la mise en place de logiciels dédiés. Pour cela n'hésitez pas à échanger entre vous deux pour optimiser votre collaboration et en tirer le meilleur.
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