Comment organiser une journée porte ouverte pour son entreprise ?
Dernière mise à jour : 6 janv. 2021
Fidéliser sa clientèle reste sans doute l'une des clés dans le long chemin qui a mener vers la réussite d'une entreprise. Parmi les actions des plus efficaces pour arriver à ses fins, l'organisation de journée porte ouverte, en plus d'être un moment convivial et distrayant, s'avère être un vrai levier dans la fidélisation de sa clientèle. Il ne faut pas être effrayé par ce terme "journée porte ouverte" qui peut s'avérer pompeux et inadapté aux petites structures, en fait ce qu'il faut retenir c'est plutôt le "concept". Alors comment mettre en place l'organisation d'une journée porte ouverte ?
Ces journées séduisent de plus en plus d'entrepreneurs et ce n'est pas un hasard, en effet elles offrent une action de communication puissante et remarquable.
1 | Pourquoi organiser une journée porte ouverte ?
Organiser une journée porte ouverte peut vous permettre de vous rapprocher de vos partenaires (fournisseurs, sous-traitants, prescripteurs...), de fidéliser votre clientèle, de générer des prospects et de souder votre équipe de collaborateurs autour d'un événement attractif et exceptionnel.
Dans certains cas une journée comme celle-ci peut même engendrer des commandes sur le vif. Durant cet événement, votre entreprise va pouvoir mettre en avant son expertise et ses valeurs (convivialité, sérieux, sympathie) et les transmettre. Ce moment pourra être l'occasion de présenter de nouveaux produits ou services, de faire découvrir l’ensemble de votre équipe et les locaux dans lesquels vous travaillez au quotidien.
Bien entendu, cet événement demande une certaine préparation et organiser une journée porte ouverte pour son entreprise repose sur quelques points essentiels. L'idée est d'en faire une manifestation annuelle, et si la première fois demande un peu plus de travail, les prochaines expériences seront d'autant plus faciles et intéressantes à mettre en place.
2 | Les étapes : choisir une date
Une journée porte ouverte réussie exige un minimum de préparation. C’est pour cette raison que certaines entreprises décident d’attribuer l'organisation à un professionnel de l'événementiel (pour autant vous pouvez obtenir des très bons retours en organisant vous-même une telle journée ou avec l'aide de personne de votre entourage). Malgré cela, avec un peu de bon sens et de convivialité il est possible d'organiser un moment de partage réussie sans une montagne de préparatifs.
Le travail commence par le choix de la date, c'est un élément important dans la réussite du projet. Il est plus judicieux de s’y prendre bien à l'avance pour pouvoir se dégager du temps de préparation et d'organisation.
NB : Attention de ne pas choisir une date qui ne serait pas en parallèle avec une autre manifestation importante
Certaines entreprises optent pour les week-ends, mais nous vous déconseillons ce créneau qui est plutôt complexe, il vaut mieux privilégier un jour de semaine, si possible en fin de semaine. Privilégiez une période où le beau temps (sauf si vous avez de quoi recevoir à l'intérieur) devrait être de la parti, si possible en fin de semaine, là ou il est généralement plus facile de trouver des gens libres.
Il est intéressant d'instaurer cette date de façon récurrente chaque année. Ainsi le choix de la période peut s'avérer d'autant plus judicieux.
De manière générale pour organiser une journée porte ouverte au sein de votre structure, il est judicieux d'éviter Mai, Juin, Juillet, Août, Septembre, Décembre.Une fois la date fixée, il faut penser à remplir certaines formalités administratives. Notamment si vous installez des grands panneaux il vous faudra prévenir la mairie qui vous donnera la marche à suivre éventuelle (contacter le SDIS ou la DDT).
3 | Fixer le budget
Pour organiser une journée porte ouverte, il est nécessaire de prévoir un budget (qui ne doit pas nécessairement être trop élevé) mais adapté.
Ce budget si vous confier l’organisation à une agence spécialisée dans l’événementiel sera probablement plus important. En effet le prestataire se chargera de tout et vous aurez forcément moins de soucis liés à l'organisation. De plus, si vous avez peur de manquer de visibilité, une agence peut certainement faire jouer son réseau.
Néanmoins il faut souligner que l’organisation d’une journée porte ouverte peut se faire soi-même. Dans ce cas, il est préférable d’opter pour une formule simple et à taille humaine. N'hésitez pas à prendre conseil auprès d'entreprise qui ont déjà préparé ce type d'événements pour obtenir des informations précieuses.
Organiser une journée porte ouverte c'est réunir votre réseau professionnel : évitez le tape à l’œil et les chichis, privilégiez la simplicité et la bonne ambiance, ce moment doit vous ressembler et être un marqueur annuel de convivialité pour vous et vos collaborateur
Exemple de Budget rapide pour organiser une journée porte ouverte :
Frais d'hébergement (si vous ne recevez pas dans vos locaux)
Frais de repas (estimer un prix par convive dans un premier temps puis établissez un budget par catégorie d'aliment)
Frais de boisson
Frais d'animation (groupe de musique, intervenants,...)
Frais de matériel (projecteurs, système de son, chapiteau, ...)
Frais de communication (invitation papier, Goodies pour les participants,...)
Frais divers (photographes, montage vidéos,...)
Frais de personnel (dans un souci d'économie le mieux est de faire participer vos collaborateurs ou des membres de votre entourage pour le service par exemple). Sinon bien prévoir pour le service et éventuellement la sécurité pour les gros événements.
3 | Communiquer avant, pendant et après l’événement
Il est important de communiquer à propos de cet événement afin que les visiteurs sachent que vous souhaitez organiser une journée porte ouverte. Cette étape doit se faire bien avant la date prévue, car il faut que chacun puisse aménager un temps soi peu son emploi du temps. Vous pouvez en profiter pour transmettre une newsletter à tout vos contacts en utilisant un logiciel d'envoi d'emailing (Wix Newsletter si vous avez un site via Wix, Sarbacane, Getresponse, Sendiblue,...). Ces logiciels intègrent l'envoi à des dates précises et de façon automatisée.
Utilisez l'envoi automatisé pour planifier des mails en mode chronologique et les envoyer à l'ensemble de vos contacts, par exemple :
J-30 | Journée porte ouverte chez Bertrand Menuiserie, venez nous rencontrer !
J-7 | N'oubliez pas semaine prochaine, venez festoyer avec nous.
J-1 | Demain à partir de 11h Apero portes ouvertes, venez nombreux.
Pour attirer du monde, il est important de bien choisir les moyens de communication qui permettront d’y parvenir : flyers, affiches publicitaires, bouche à oreille, emailing, etc. Ils dépendront principalement du domaine d’activité de votre entreprise et des ressources dont vous disposez (site internet, force commerciale, réseaux sociaux,...).
Soyez clair et court dans la diffusion de votre message. Soyez aussi alléchant en proposant à vos visiteurs un programme de la journée qui peut leur donner l'eau à la bouche. Après l'événement, pour faciliter la fidélisation vous pouvez proposer des petits cadeaux personnalisés (goodies) ou des offres promotionnelles sur vos services.
4 | Que faire pendant une journée porte ouverte ?
La journée porte ouverte est une occasion pour l’entreprise de se faire connaître. Il faut alors penser à mettre en avant votre structure sans en faire trop, par exemple en racontant brièvement l'historique de votre entreprise, en présentant chaque membre de votre société à vos partenaires.
Soyez vigilant, il ne faut jamais oublier qu’il y a du timing à respecter lors d’une journée porte ouverte. En effet une bonne gestion du temps jouera en votre faveur et les visiteurs ne risqueront pas de s’ennuyer. Pour cela vous pouvez proposer différentes activités : visite de vos locaux, partage d'un repas, activités ludiques.
Faites en sorte que cette journée marque les esprits au maximum !
Pensez à prendre des photos et essayez de discuter avec chacun de vos visiteurs. Vous pourrez ensuite relayer le tout sur les différentes réseaux de votre entreprise afin de renforcer la relation que vous avez avec vos partenaires (clients et fournisseurs).
La journée porte ouverte permettra de marquer l’esprit des visiteurs. Elle témoignera également de la vraie rencontre qui a eu lieu pendant l’événement.
Quelques idées originales pour organiser une journée porte ouverte :
prendre des photos/vidéos et envoyer un montage après l’événement à tous les participant
inviter un artiste/groupe de musique ou un magicien
distribuer des goodies/cadeaux personnalisés à vos convives (vous pouvez estimer le budget directement en ligne )
organiser une dégustation de vin
mettre en place un atelier de dégustation d’huître
inviter des danseuses de flamenco
organiser un jeu concours avec un produit/service de l'entreprise en cadeau
exposer des photos de l'entreprise (le premier logo, les premier locaux, portrait de l'équipe, organigramme,...)
5 | Réserver un accueil chaleureux à chaque personne
Rien de pire que de se répondre à une invitation et de se sentir délaissé le moment venu. Préparez vous et votre équipe à réserver un accueil chaleureux et personnalisé à chaque convive. Inutile d'en faire des tonnes soyez convivial et attentif, donner de l'attention à chacun de vos convives.
Saluer et remercier chacun de votre convive d'être présent lors de cette journée porte ouverte peut être un moyen simple et efficace de se montrer chaleureux
NB : n'oubliez pas de porter une attention toute particulière au stationnement de vos convives (surtout si elles son nombreuses). Pourront-elles stationner leur véhicules simplement et à proximité ?
6 | Remercier ses convives
Lorsque vous organiser une journée porte ouverte il faut si possible, prévoir une liste des invités et établir un système
d’enregistrements qui permettrait de vérifier qui était présent lors de l’événement. Pensez par ailleurs à prendre les coordonnées précises de chaque personne (téléphone et mail). Pour plus de commodités cela s'effectue en général à l'entrée.
Sur les événements regroupant moins de 50 personnes il est inutile de procéder de cette façon qui peut d'ailleurs s'avérer contre productive, un petit travail de mémoire suffira à vous souvenir des personnes qui ont répondu présent.
Une fois la journée terminée, pensez à remercier les personnes qui se sont déplacer. L'envoi d'un mail de remerciement est idéal.
7 | Préparer l'année prochaine
Organiser une journée porte ouverte permet de partager un moment heureux avec votre réseau professionnel. Lors de cet événement, pour attirer de nouveaux clients et les fidéliser, il faut être à la hauteur des attentes et obtenir des retours positifs.
Pour cela soyez être attentif aux remarques faites lors de la journée. Cela permettra à votre entreprise de proposer des améliorations pour le futur (Comment était la nourriture ? L'ambiance ? Les activités proposées ?....).
Réussir une journée porte ouverte n’est pas mission impossible, loin s'en faut. Il faut déterminer avec précision ses objectifs, établir un plan bien précis pour communiquer et attirer un maximum de personnes intéressantes pour vous. Enfin penser à des activités originales pour marquer les esprits.
Par la suite cette journée doit vous servir de tremplin pour obtenir des contacts, des devis et des commandes. C'est une action de communication qui prend du temps mais qui vaut la peine d'être essayé notamment dans certains secteurs d'activités.
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