Comment améliorer l'organisation de son entreprise ?
Dernière mise à jour : 6 janv. 2021
Ah l'organisation en entreprise...cela vous ronge un entrepreneur en pleine forme !!! Vous ne vous en sortez-plus avec tous ces papiers ? Toutes ces tâches administratives ? Votre entreprise se développe et il est nécessaire de mieux vous organiser. Pour cela, il est nécessaire d'établir un travail en commun avec la personne qui s'occupe de votre administratif et qui se situe donc au coeur de l'organisation de votre activité.
Si vous êtes seul et ne disposez pas de ressources pour vous aider dans l'organisation de votre entreprise et la partie administrative de votre activité alors il peut être judicieux de réfléchir à déléguer. Il existe plusieurs possibilités mais nous y reviendrons un peu plus tard dans cet article. Peu importe que vous soyez artisan ou à la tête d'une entreprise avec plusieurs salariés l'organisation de votre entreprise est voué à évoluée et à respecter des principes pour être efficaces.
Voici des méthodes qui ont fait leur preuve auprès de plusieurs secrétaires, alors on vous les donnent ! Mais comment organiser son entreprise de Batiment afin d'éviter les pertes de temps et les soucis qui s’accumulent ?
Comme toutes tâches et c’est particulièrement vrai dans l'organisation administrative : évitez de prendre du retard car vous allez multiplier le temps perdu de façon exponentielle.
1 | Objectif zéro retard pour une meilleure organisation d'entreprise
Lorsque vous vous attelez à vos tâches commerciales, il est d'usage et d'utilité de définir des objectifs ( nombre de devis signés, chiffre d’affaire réalisé, ….), de même lorsque vous réalisez un travail ou vendez un produit vous pouvez mesurer le résultat de votre travail (satisfaction client, temps de réalisation,….).
Pour les tâches administratives c’est plus laborieux de se fixer des objectifs à atteindre. En plus il faut bien reconnaître que ce n’est pas la partie la plus stimulante dans aventure entrepreneuriale. La tenue et l’organisation administrative sont d’ailleurs régulièrement délaissées par les petites entreprises. Pourtant elles s’avèrent nécessaire dans le développement de toute structure et primordiale pour passer certains palliés dans votre développement !
Alors comment garder le cap pour bien organiser son entreprise ?
En fait l’indicateur principal à se fixer dans la tenue administrative de votre activité c’est le ZERO RETARD. Vous devez répondre à un mail, payer une amende, écrire un courrier, prendre un rendez-vous avec un fournisseur, transmettre des éléments à votre expert-comptable,…. soyez le plus réactif possible. L’indicateur du ZERO RETARD c’est votre leitmotiv, votre fil conducteur, votre motivation première pour garder la tête hors de l’eau et ne pas vous laisser submerger.
Si cela ne vous motive pas suffisamment, garder bien à l’esprit qu’une bonne organisation au sein de votre entreprise c’est la certitude de faire plus facilement faces aux problèmes et aux aléas de entrepreneuriat, de bien facturer et de récupérer votre argent en temps et en heure, de gagner du temps pour se consacrer à d’autres tâches, de se doter d’une base solide pour développer votre entreprise.
2 | Lister et répartir les tâches à réalisées
Si vous êtes seul à votre compte ou à la tête d’une entreprise d’une dizaine de personne par exemple, le temps à consacrer à la gestion administrative de votre activité ne va forcément pas être le même. Mais soyez particulièrement attentif à cette partie administrative car elle est un corollaire à votre organisation d'entreprise. Alors prendre le temps d’estimer le temps même grossièrement s'avère judicieux.
Par exemple, faites une liste des tâches à effectuer chaque mois et du temps approximatif de réalisation :
Prenez quelques minutes pour réaliser cet exercice qui peut avoir des résultats surprenants ! Vous pouvez faire évoluer cette trame au fur et à mesure, et vous posez les questions en conséquence : quelles tâches m'occupe trop de temps ? Comment faire pour réduire le temps nécessaire à leur exécution ? Puis-je déléguer ?
3 | Déléguer pour mieux organiser
Et s’il était venu le temps de déléguer ? Et pour combien ? Et oui déléguer signifie un coût supplémentaire pour votre entreprise. Mais n’oubliez pas que cela vous permettra de vous consacrer à autre chose. Par exemple en économisant deux demi-journées par semaine vous pourriez par exemple vous consacrer un peu plus au développement commercial de votre activité. Ou tout simplement vous accorder un peu plus de temps libre à vous ou à votre famille. Pourquoi ne pas prendre des cours de Yoga afin de vous recentrer sur l’essentiel ?
Avec la démocratisation du statut d’autoentrepreneur, vous pouvez trouver assez facilement un profil de secrétaire qui correspondra à vos besoins.
En déposant par exemple déposer une annonce sur Leboncoin.fr dans la catégorie recherche d’emploi vous serez contacter par des profils intéressants et qui peuvent vous combler. N’oubliez pas de préciser « indépendant » dans le type de contrat. Vous pouvez évoquer au sein de votre annonce : la description de votre entreprise, les différentes missions administratives à déléguer, le temps alloué à celle-ci et le mode d’organisation (à distance/sur site, à quel fréquence et quel jour, avec quel outils,…).
4 | Utiliser des outils informatiques pour vous organiser
En amont des tâches que vous traiter ou que vous délégué, n'oubliez jamais l'importance cruciale des outils informatique que vous utilisez pour bien organiser votre entreprise. Le tracteur pour l'agriculteur, la monobrosse pour le nettoyeur, la machine à pulvériser pour le façadier. A chaque tâche un lot d'outils et d’accessoires nécessaires à la bonne exécution, au traitement rapide et au confort d'utilisation.
Pour optimiser l'organisation de votre entreprise il est indispensable de se servir de l'informatique. Tour d'horizon rapide de l'équipement nécessaire...
Un bon traitement de votre système d'information via l'informatique c'est une garantie de réussite de votre entreprise.
Il existe des outils adaptés à chaque problématiques :
gérer les mails, les contacts, votre agenda : vous pouvez utiliser les applications de Google. Nous avons rédiger un article à ce propos pour vous aider à mieux appréhender cette suite de logiciels collaboratifs ;
gérer vos devis, vos factures : vous pouvez utiliser un logiciel de gestion adapté si possible à votre activité ;
gérer vos règlements, votre comptabilité : vous pouvez déléguer l'ensemble à votre expert comptable ou gérer au moins votre saisie comptable avec un logiciel adapté.
ZOOM SUR LES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
Dans cette catégorie on peut mettre un de peu tout. Alors allons-y gaiement et commençons par les dinosaures et indispensables logiciels de traitement de texte. Le plus connu est Word de la suite Microsoft Office mais vous pouvez télécharger la suite gratuite Open Office ou faire confiance au logiciel de traitement de texte de chez Google. Typiquement ces applications vous permettrons de rédiger et mettre en forme vos courriers professionnels.
Vient ensuite le binôme du traitement de texte, à savoir le tableur (qui est en fait un logiciel de traitement de chiffres et non pas de texte). Excel de chez Microsoft détient le leadership mais comme pour son homologue de texte, vous pouvez gratuitement utiliser Open office ou la suite Google Docs. Calculs divers, tableaux de bord, analyses de données chiffrées,... multiples fonctions pour multiples utilisations, n'hésitez pas à consulter notre page de document à télécharger pour vous donner une idée.
Dans la famille indispensable vient ensuite la messagerie professionnelle (votre boîte mail) ! Autrefois et encore bien rependu dans de nombreuses entreprises, on trouve la messagerie Outlook de chez Microsoft. Ce système tend néanmoins à se remplacer par des messageries dites "Cloud" c'est à dire disponibles de partout dans le monde via internet. Vous pouvez vous lancer les yeux fermés dans l'utilisation de Office 360 ou de Google Suite qui pour 4 ou 5 € par mois sans engagement vous mettent à disposition une boite mail avec tout un tas d'applications professionnelles intéressantes (stockage de documents, agendas partagés,...).
Dans la famille "les petits plus de la maison" on peut retrouver pêle-mêle des applications déjà intégrées à votre ordinateur (outil de capture, post-it,...), d'autres pour vous permettre de travailler correctement (un lecteur de fichier Pdf, un logiciel décompression de fichier trop lourds,....) ou des logiciels en fonction de votre utilisation (montage vidéo, retouches photos...). On a réaliser un article sur les 10 logiciels de bureautique à utiliser impérativement pour son entreprise.
ZOOM SUR LES LOGICIELS DE GESTION OU COMPTABILITE
Alors là on est obligé d'appuyer le trait car c'est la pierre angulaire de votre bonne organisation administrative. Le logiciel de gestion ou CRM ou ERP dans les grosses structures. Pour une entreprise de bâtiment, il en existe plusieurs dizaines : ebp Batiment, Batigest, Mediabat, Obat, Onaya, Codial,... L'important est de trouver un logiciel qui réponde à vos besoins et donc qui soit adapté à votre budget. Pour des très petites structure compter 20 € à 35 €/ mois pour un logiciel professionnel.
Pour des entreprises DE BTP qui ont besoin de partager leur données sur plusieurs postes, disposent de plusieurs utilisateurs et on besoin de fonctionnalités plus puissantes les prix augmentent rapidement. Mais pas question de faire sans car d'abord le gain en temps est considérable, ensuite l'enregistrement de vos données va vous permettre par la suite de réaliser des statistiques et autres actions marketing, et ensuite car c'est devenu obligatoire avec la loi contre la fraude à la TVA du 1er Janvier 2018 (ce qui n'est pas le cas des autoentrepreneurs non assujettis à la TVA).
5 | Se doter d'un matériel adapté
La triplette de choc pour tout secrétaire qui se respecte : c'est le PC + imprimante + accessoires. Pour travailler efficacement doter vous d'un matériel de qualité. On est des pros ou pas ? N'hésitez pas à vous laisser accompagner par des spécialistes. Il existe surement proche de chez vous de nombreux freelance ou une petite entreprise d'informatique qui serait ravi de le faire ?
De la même manière que vous choisiriez une voiture selon vos besoins, faites de même avec votre matériel informatique. Est-ce que vous avez vraiment besoin d'un pc portable ou l'ordinateur peut rester fixe ? A l'inverse si vous transportez régulièrement à bout de bras votre ordinateur, il faudra veiller au poids de ce dernier. Avez-vous besoin d'un matériel puissant pour réaliser plusieurs choses en même temps ? Faire du travail de vidéo ou travailler des plans en 3D ? Quid de la taille de l'écran ?
Pour l'imprimante même combat, combien d'impressions en moyenne aller vous réaliser ? Faites-vous du recto verso ? Imprimer vous en grand format ? Avez-vous besoin de numériser plusieurs documents à la fois ? Attention ne vous fier pas uniquement aux prix de l'imprimante en elle même mais également aux prix des cartouches d'encre ! Les fabricants d'imprimante ont le même business model que ceux créant des rasoir ou des brosses à dents...
Nous avions réalisé un article sur le sujet alors n'hésitez pas à le consulter Comment choisir son matériel informatique professionnel ?.
6 conseils à appliquer dans la mesure du possible lors de l'achat de votre matériel informatique :
Optez pour une garantie professionnelle avec intervention sur site du technicien
Ne mélangez pas l'utilisation personnelle et professionnelle
Pensez à vos besoins (mobilité, poids, fréquence d'utilisation, confort souhaité,...)
Ne recherchez pas uniquement un prix (il s'agit d'une immobilisation et non d'une charge dans vote comptabilité)
Évitez les accessoires à piles (confortable mais trop contraignant)
Pour l'imprimante prenez en compte le prix des consommables
6 - Etre procédurier
Enfin et en guise de conclusions, soyez méthodique, faites preuve de réflexes automatiques afin de ne pas laisser place à l'approximation. Utilisez des bannettes, des classeurs et boites des d'archivage pour trier, classer puis archiver.
Par exemple :
pour le courrier vous pouvez le stocker dans une seule et même bannette "à traiter". Tout ce qui n'est pas nécessaire est directement détruit (direction poubelle ou encore mieux une machine destructeur de documents; évitez les feu de cheminée c'est mauvais pour l'écologie). Tout ce qui est "traité" doit être classé dans des classeurs (achats, ventes, banques, ...) plus pratique pour la consultation que des pochettes. Lorsque l'année est terminée (et le bilan effectué) vous pouvez vider vos classeurs et ainsi archiver les documents administratifs dans des boites en carton prévu à cet effet.
Pour les mails , répondez immédiatement dans la mesure du possible ou alors classer les dans une catégorie "à traiter" que vous consulterez régulièrement.
Pour les devis transférer les en commandes ou en état "accepté" dès que vous avez l'aval de votre client. Cela permettre de connaitre votre carnet de commande et de ne rien oublier lors de la facturation.
N'oubliez pas que vous soyez artisan ou à la tête d'une entreprise de BTP de plusieurs salariés l'organisation de l'entreprise demande des procédures et des outils. Cette organisation n'est pas figée et demande à évoluer en fonction du développement de l'entreprise.
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