Comment mieux organiser mon activité avec Google ?
Dernière mise à jour : 6 janv. 2021
Google n’est pas uniquement un moteur de recherche tel que vous le connaissez sûrement.
C’est aussi et surtout une entreprise (fondée dans la Silicon Valley) qui innove et propose des logiciels pour améliorer le confort des entreprises du monde entier.
Ainsi Google a réuni plusieurs outils en une suite d’application : G-Suite. Cette offre s'oriente plutôt vers les professionnels mais peut tout à fait convenir à une utilisation privée.
Alors si parfois vous vous posez la question " Comment mieux organiser mon activité ?", avec Google vous pourriez vraiment être surpris par ces outils modernes et abordables en terme de prix.
En effet, le prix de cette suite d'applications est tout à fait convenable : 4 à 8 € par utilisateur et par mois selon la formule choisie. Difficile de chipoter à ce prix là et au vue du retour sur investissement (gain de temps et confort de travail).
1 - Les avantages du cloud Google pour une travailler à distance
Le principe et l'avantage de la G-suite est de fonctionner en ligne directement via une connexion internet, c'est ce que l'on nomme le « Cloud ». Il s'agit d'un espace de stockage et des applications qui fonctionnent par Internet. Avec ce système Google vous permet de mieux gérer votre activité.
Il existe de nombreux avantages à ce système et il est un gage pour travailler plus rapidement et plus confortablement a condition d'avoir bien nettoyer son ordinateur :) :
cela vous offre la possibilité de travailler n'importe où et à n'importe quelle heure (camarade travailleur du soir ?), il suffit d'une connexion internet. Et d'un appareil pour se connecter.
vous avez également la possibilité de partager en un clic un ou plusieurs documents aux personnes de vos choix. Ces dernières pourront travailler sur le ou les documents en question. Parfait pour travailler de façon collaborative.
vos documents sont plus en sécurité sur votre espace Cloud que sur votre PC, au vu des risques encourus (défaillance de votre disque dur, incendies, vol, inondations des locaux,...). En soi votre espace cloud représente une sauvegarde naturelle même si il est nécessaire de se doter d'un second système de sauvegardes.
le système fonctionne parfaitement et de façon coordonnée sur votre mobile, votre tablette que sur votre ordinateur.
2 - Utiliser la Messagerie Google pour gérer votre mail
Avec l'application Gmail, Google vous permet d’avoir une adresse email professionnelle intégrant le nom de votre domaine comme contact@votreentreprise.fr. Ce n’est pas la seule messagerie qui propose ce type de services mais l’application Gmail à le mérite de fonctionner très facilement sur Tablette, Mobile et Pc et est d’ailleurs bien souvent pré-installée sur la plupart des smartphones.
Ce que l'on aime chez Gmail c'est sa simplicité d'utilisation, alliée à des p'tites touches de modernités qui peuvent s'avérer bougrement pratiques.
Par exemple, elle permet de trier vos mails selon plusieurs critères (non lus, importants ou messages suivis en premier). Il est également possible de paramétrer une signature avec votre logo, le lien vers votre site internet et vos coordonnées par exemple.
Enfin, la messagerie Gmail est l’une des plus performantes au niveau du filtre Anti-Spam puisque de nombreux utilisateurs dénoncent les abus et permettent ainsi d’anticiper les éventuels courriers SPAM envoyés en masse.
Nous ne pouvons que vous conseiller d'utiliser cette messagerie car elle propose des fonctionnalités pour mieux organiser votre activité avec Google :
Annuler l'envoi d'un mail
Paramétrer une réponse automatique
Gérer plusieurs boite mail en une seule
Et pour ceux qui pensait qu'on ne pouviat afficher un aperçu à droite des message (comme outlook) et bien...si.
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3 - Paramétrer les agendas partagés pour mieux organiser son activité
Que ce soit pour un ou plusieurs utilisateurs, les agendas sont essentiels pour bien s’organiser.
D’abord pour chaque utilisateur, cela permet de planifier les rendez-vous et/ou les journées de travail en intégrant des événements ponctuels ou récurrents.
De plus il est possible de créer facilement plusieurs agendas différents afin par exemple de séparer des tâches privées ou des tâches de l’ordre du professionnel.
Pour finir, étant donné que tout est connecté, plusieurs sites intègrent automatiquement les événements auxquels vous vous inscrivez afin de ne rien oublier.
Vous prenez par exemple un billet de train en ligne, le trajet va automatiquement s’insérer sur votre agenda, idem pour des place de concerts, des salons, etc
L’agenda permet également de paramétrer des alertes selon l’importance des rendez-vous à venir, ces alertes arrivent plusieurs fois avant le moment M pour être sûr de ne pas oublier, c’est vous qui choisissez la fréquence et l’heure d’envoi de ces notifications (1 jour avant l'événement, 1 heure avant, pas de notifications).
Mais le principal avantage de l’agenda Google réside dans le fait qu’il peut être lié à plusieurs utilisateurs, ainsi pour un chef d’entreprise qui souhaite organiser les journées de ses employés et leur activité (commerciaux, techniciens, ouvriers) c’est une solution très pertinente.
En effet chaque utilisateur va voir l’agenda de ses collaborateurs et va pouvoir les consulter en direct, les accès peuvent être limités selon la hiérarchie définie par votre entreprise. Toutes les modifications apparaîtront instantanément permettant de pouvoir s’organiser de la meilleure des façons.
Exemple d’utilisation dans une petite entreprise :
Le chef d’entreprise peut voir et modifier tous les agendas professionnels des collaborateurs.
Les commerciaux peuvent voir et modifier leur propre agenda professionnel, ils peuvent également créer des agendas privés qu’eux seuls peuvent consulter.
Idem pour les techniciens de chantiers.
Le chef d’entreprise planifie les semaines de chacun en fonction de l’activité. Il peut décider de modifier un rendez-vous dans le calendrier de ses employés, ces derniers reçoivent une notification les avertissant de la modification à venir.
Google Agenda peut se résumer en trois points :
- accessibilité (sur tous les supports)
- praticité pour créer et organiser ses agendas avec des codes couleurs
- travail collaboratif pour partager vos données
4 - Utiliser la suite de logiciels G-Suite
Pour les petites entreprises particulièrement, il n’est pas toujours facile de se doter de la suite Microsoft Office avec les applications de traitement de texte notamment. C’est une suite très coûteuse pour l’utilisation parfois minimale que vous allez en faire.
La suite de documents (Docs, Sheet, Form) proposée par G-Suite représente donc un excellent rapport qualité prix et permet de lire la majorité des documents reçus. Les applications principales sont le traitement de texte, les feuilles de calcul ou encore la création de formulaire.
En plus de cela, lorsque plusieurs utilisateurs possèdent la suite de Google il est possible de travailler en même temps sur le même document, les modifications s’effectueront et s’enregistreront automatiquement puisque tout se fait par le Cloud, c’est-à-dire directement en ligne.
La suite de document est donc un avantage proposé par Google qui facilite l’administratif et la saisie dans votre entreprise.
Communiquer plus facilement
En plus de l’agenda et de la messagerie, Google facilite la communication entre sa communauté d’adeptes. Pour cela l’application Hangouts permet de chatter en ligne et donc d’échanger instantanément.
Mais surtout cette application permet d’organiser des visios conférence en filmant notamment votre écran pour obtenir de l’aide par exemple ou pour montrer des informations présentes sur votre ordinateur.
Stocker & Partager vos données
Venons-en à la meilleure application de la G-suite, il s’agit du Google Drive.
Cette application vous permet de stocker vos données, dans la limite de taille proposée par la formule que vous allez choisir. L’espace est suffisant pour stocker un grand nombre de données, si vraiment vous avez des fichiers très lourds, il faudra passer sur la version entreprise à 23 € / Mois (stockage illimité).
Le Drive vous permet d’avoir vos documents en ligne, que vous pouvez récupérer sur tous les supports, du moment que vous avez une connexion Internet.
L’intérêt est que vous pouvez à tout moment consulter, télécharger, transférer les fichiers présents dans votre drive. Que ce soit en rendez-vous, chez votre comptable ou en vacances vous avez absolument tout sous la main avec une facilité déconcertante.
Chaque utilisateur du drive va pouvoir accéder à l’espace commun et rajouter les fichiers qu’ils souhaitent. C’est un gain de temps et d’organisation fabuleux, notamment pour les PME au vu de son prix par rapport à celui d’un serveur qui héberge habituellement vos données.
La G-suite peut réellement vous permettre d’améliorer les performances de votre entreprise puisqu’elle facilite la collaboration, le partage de données et l’accessibilité.
De plus vous allez réduire les coûts de certaines licences que vous n’allez plus utiliser puisque de nombreuses applications fournies par Google vous permettront de faire la même chose.
Vous souhaitez tester les outils Google ? C'est par ici !
5 - S'accompagner avec les outils de référencement Google
Google offre plusieurs outils pour analyser le travail de référencement. Que ce soit sur Wix, Wordpress ou une autre plateforme de création de site internet, le travail de référencement est primordial pour augmenter la visibilité sur la toile.
Ces outils sont entièrement gratuits. Parmi les plus reconnus, il est possible de citer la Google search console. Cette dernière permet d'être informée des remontées techniques (nombre de pages, erreurs techniques,...) et donne également quelques statistiques intéressantes (nombre de liens dirigeant vers le site = backlinks).
Google Analytics est quand à lui un outil puissant pour analyser le trafic du site web (nombre de visiteurs, temps de consultations, nombre de visites,...). Même si il propose des fonctionnalités extrêmement puissantes, il est tout a fait possible de l'utiliser à des fins plus mesurées.
Pour lier ces outils avec un site web il est nécessaire d'insérer des balises. La plateforme Wix, facilite l'incrémentation de balises avec des fonctionnalités pré-paramétrées.
Google vous offre donc une série de logiciels à utiliser pour mieux organiser votre entreprise. Attention cela ne remplace pas un CRM (ou logiciel de gestion) mais arrive en complément.
En effet, ce dernier est la pierre angulaire de votre système informatique, il permet de structurer l'ensemble de l'activité de la base de données prospects jusqu'à l'encaissement des règlements, en passant par la rédaction de devis, la facturation... Il est d'ailleurs conseiller, pour en tirer le meilleur, de s'équiper en fonction de son métier et de ses spécificités : logiciel spécial commerçant, logiciel pour les entreprises de bâtiment, logiciel pour les entreprises de nettoyage...
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