Comment se refaire une trésorerie : 10 conseils à appliquer !
Dernière mise à jour : 6 janv. 2021
Pour n'importe qu'elle entreprise la trésorerie est un enjeu essentiel. Elle reflète la bonne santé financière de votre structure, elle est une garantie pour la survie et la continuité de votre activité. Aucun entrepreneur n'est à l'abri de problèmes de liquidités ! Alors si vous cherchiez comment vous refaire une trésorerie, c'est par ici...
Pour rappel, la trésorerie est l'ensemble des liquidités disponibles à un instant T (= l'argent disponible sur votre compte en banque). Elle permet notamment de payer vos charges d'exploitation de votre structure (carburants, salaires, loyers par exemple).
Augmenter ses commandes et son chiffre d'affaires ne garantit pas une meilleure trésorerie, il s'agit davantage de rentabilité et d'organisation.
Si la rentabilité de votre activité est au rendez-vous, la trésorerie augmentera naturellement. En revanche si la rentabilité - notamment dans les périodes économiques difficiles - est faible, voir proche de la nullité alors il faudra impérativement faire les efforts nécessaires pour vous organiser et être un bon gestionnaire. C'est au prix de cette organisation là, que vous aurez des fins de mois moins difficiles et que vous optimiserez la gestion de votre argent. Il est donc nécessaire d'améliorer l'organisation de son entreprise.
Souvent les entrepreneurs et chefs d'entreprise s'interrogent pour trouver les moyens de se bâtir une trésorerie saine. Découvrez nos 9 conseils vous permettant de vous refaire une trésorerie suffisante et viable sur le long terme.
1 - Demandez systématiquement un acompte
A chaque chanson on lui met un canon ! Et bien pourquoi ne pas appliquer un parallélisme avec ce merveilleux adage ? A chaque commande on prend un acompte ! La coutume veut que ce soit 30% du montant total TTC (toute taxes comprises). Si vous êtes en difficulté financière vous pouvez demander jusqu'à 40 % cela n'a rien de choquant et cela vous permettra de vous refaire une trésorerie.
2 - Négociez les délais de paiement avec vos fournisseurs augmente votre trésorerie
Prenez l’ensemble de vos fournisseurs (frais généraux, fournisseurs de marchandises, sous-traitant). Contactez-les et demandez un allongement des délais. Payer le plus tard possible c'est la garantie de conserver sa trésorerie plus longtemps !
Attention la loi LME impose un délai maximum de 45 jours fin de mois.
NB : afin de négocier des délais de paiement plus longs vous pouvez souscrire un prélèvement automatique qui rassurera vos fournisseurs.
3 - Se refaire une trésorerie en facturant mieux et plus vite
Conseil basique mais pas toujours appliqué dans les entreprises pour se refaire une trésorerie ! Et oui plus vite votre client dispose de sa facture, plus vite il est susceptible de vous payer. Alors soyez réguliers et n'attendez pas pour procéder à votre facturation.
Petite astuce, pour gagner quelques jours, privilégiez également l'envoi par mail en y joignant votre rib, peut vous faire gagner quelques jours dans le règlement de vos clients. Vos clients pourront ainsi procéder à un virement, plus simple, plus rapide et plus sécurisé qu'un chèque. Sur vos devis et factures, indiquez le délai de règlement souhaité (comptant, 30 jours net, 30 jours net fin de mois,...).
NB : Faites paramétrer par votre prestataire vos documents commerciaux (devis, factures) dans votre logiciel de gestion.
Prenez l'habitude lors de la création de votre client de renseigner systématiquement le mode de règlement. Celui-ci sera répercuté de façon automatique sur vos documents commerciaux !
4 - Mettez en place un suivi des règlements pour votre trésorerie
Alors là n'essayer pas d'y échapper ! Ceci est indispensable pour pouvoir connaitre, à un instant T, la somme d'argent totale restante à encaisser, c'est à dire ce que vous doit l'ensemble de vos clients (=total des créances clients). Pour cela, munissez-vous de votre relevé bancaire qui regroupe l'ensemble de vos flux financiers.
Idéalement, la mise en place de votre propre comptabilité d'entreprise vous permettra un suivi optimal des règlements. En effet, ne comptez pas sur votre cabinet d'expert comptable, qui sauf dans de très rares exceptions (et moyennant finances), ne tiendra pas votre comptabilité de façon régulière.
Cependant, vous pouvez tout à fait, sans comptabilité, mettre en place votre propre système de suivi des règlements afin de vous refaire une trésorerie. En effet, à l'aide de votre logiciel de facturation il est possible dans la plupart des cas de saisir un paiement correspondant à une ou plusieurs factures. Si ce n'est pas prévu dans les fonctionnalités de base, trouvez un subterfuge, en saisissant le règlement dans une case non utilisée par exemple. Si vous êtes dans le BTP vous pouvez consulter notre article dédié au choix d'un logiciel de facturation pour le bâtiment.
Ensuite, imposez vous ou à votre collaborateur (votre secrétaire par exemple) une fréquence de suivi. A titre d'exemple, nous vous donnons une fourchette que nous jugeons intéressante :
Si vous faites entre 1 et 10 factures par mois : suivi à la fin de mois
Si vous faites entre 10 et 50 factures par mois : suivi chaque semaine
Si vous faites plus de 50 factures : suivi par jour
En ayant un suivi des règlements sérieux et réguliers vous vous éviterez d'avoir de l'argent "dehors" et qui risque d'être oublié. Pour se refaire une trésorerie saine il vous faut être rigoureux et habituer vos clients à cette rigueur !
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5 - Procédez à des relances régulièrement
Procédez en temps et en heure à vos relances facilite une trésorerie saine. Grâce au suivi des règlements vous pouvez savoir quel client vous doit de l'argent et à quelle date ! Il ne vous reste plus qu'a procéder à des relances régulières afin de faire rentrer l'argent au plus tôt. Sachez que dans la grande majorité, vos clients sont de bonne foi et la première relance suffira. Soyez attentif au ton employé, il s'agit d'une relance à l'amiable et pas d'une mise en demeure.
En général, il est d'usage de procéder à trois relances à l'amiable avant de passer à une mise en recouvrement qui vous coûtera des frais et dégradera irrémédiablement la relation commerciale avec votre client.
Prenez le réflexe de noter les dates de relances pour savoir quand procéder à la prochaine. Il est intéressant car plus efficace de diversifier le support.
Par exemple, une première relance par mail, une deuxième par téléphone et une troisième par courrier.
6 - Privilégiez les moyens automatiques
En fonction de votre activité et de la typologie de vos clients, vous pouvez mettre en place des système automatisés tel que les prélèvements ou les LCR. Rapprochez-vous pour cela de votre banque pour en savoir plus sur les modalités de mise en place (prix, logiciel,...).
Cela reste tout abordable et relativement simple à appliquer. Par exemple, pour pratiquer des prélèvements sur les compte de vos clients, vous devrez faire signer un mandat de prélèvement à votre client. Le plus judicieux est de le faire en même temps que la signature du devis. Puis à l'aide d'un logiciel fourni par votre banque, vous serez à même de prélever directement la somme souhaitée suivant les conditions de paiement mentionnées sur votre devis et votre facture. Et le tour est joué ! Terminé les retards de paiements !
Il existe également de nouvelles solutions tout à fait intéressantes et de plus en plus démocratisées, qui moyennant des frais (soit un abonnement mensuel soit un pourcentage de la transaction), vous permettent d'encaisser un règlement par Carte bleue.
7 - Cédez vos factures
Le système le plus connu se nomme l'affacturage. Il consiste à "vendre" ses factures à un organisme, qui moyennant une commission, se chargera de récupérer l'argent. Le gros avantage est le paiement comptant, l'inconvénient est que cela n'est pas gratuit (comptez entre 1 et 3 %). D'autres systèmes plus ou moins similaires ont vu le jour , n'hésitez pas à faire des recherches sur le net ou à vous rapprocher de votre banquier. Nous vous conseillons dans la mesure du possible d'éviter de souscrire à l'affacturage qui va directement affecter votre rentabilité, cependant cela peut être nécessaire dans les cas d'urgence afin de se refaire une trésorerie rapidement.
8 - Empruntez de l'argent
Pourquoi ne pas solliciter l'aide des banques afin de renflouer votre compte en banque ? Avant d'entamer une telle démarche vérifier quand même que votre activité est rentable et que les perspectives commerciales (carnet de commandes par exemple, taux de fréquentation,...) sont bonnes.
Les banquiers préfèrent évidemment financer des biens matériels mais il est de moins en moins rare de décrocher des prêts pour des besoins en trésorerie.
9 - Trouver d'autres sources de liquidités
Des sources d'argent il en existent sans limite. Pourquoi par exemple ne pas solliciter votre entourage ou votre réseau professionnel ? Saviez vous qu'il est toléré par l’administration fiscale de se faire prêter de l'argent par une entreprise ? En effet, le prêt inter-entreprises prévu par l'article 167 de la loi Macron a été publié au journal officiel. N'oubliez pas cependant de faire les choses en bonnes et dues formes avec l'établissement d'une reconnaissance de dettes écrite. Vous pourriez également tenter l'expérience crowdfunding qui consiste à exposer votre projet d'entreprise sur une plateforme web (ils en existent plusieurs centaines) afin de le faire financer par des dons ou des prêts de particuliers. Un nouveau moyen d'optimiser sa trésorerie.
10 - Utiliser les CRM et nouveaux logiciels comme Wix
Prenons le cas de Wix, que nous utilisons en interne mais il peut s'agir d'un autre logiciel (un logiciel de gestion par exemple ou un CRM). L'objectif de ce paragraphe est démontrer que l'on peut appliquer certains conseils précédemment évoqués avec un outil moderne afin de se refaire une trésroerie. Wix est une plateforme prévue à la base pour créer des sites internet mais il devient aujourd'hui un véritable outil webmarketing voire même de gestion d'une activité professionnelle (gestion des contacts, réalisation de devis, factures). Ainsi vous pouvez :
Créer des factures et les envoyer directement à vos clients par mail
Insérer un bouton de paiement sur les factures afin de faciliter le paiement et être payé directement par CB par exemple
Envoyer un email de relance automatique lorsque la facture est arrivée à échéance et n'est toujours pas payée.
Créer une tâche automatiquement (par exemple appeler le client) lorsqu'une facture a été relancée et toujours non payée
BONUS : Gagnez en rentabilité
Comme nous l'évoquions plus haut dans cet article, la bonne rentabilité de votre affaire va vous permettre de vous refaire une trésorerie. C'est évidemment un gage pour réussir votre aventure entrepreneuriale. Alors en guise de conclusion voici quelques pistes pour être un peu plus rentable.
Augmentez vos prix ! Pourquoi pas ne pas appliquer comme cela se fait dans de nombreux secteurs une hausse sur vos tarifs de 1 ou 2 % par exemple ? Si cela vous paraît impromptu sur l'ensemble de vos prestations peut être est-ce possible sur une catégorie de produit ?
Facturez ce que vous ne facturer pas actuellement. Tout est facturable et certaines entreprises le prouve chaque jour ! Bien entendu, il y a une certaine éthique commerciale qui empêche ou non de la faire. Nous vous laissons jugez vous même ! Voici quelques pistes pour facturer plus et se refaire une trésorerie : les frais de port, les frais de facturation, les frais administratifs, les frais d'entrée ou de nouveau client, les déplacements, les frais de missions, etc...
Maîtrisez et renégociez vos charges. Attention à l'accumulation de vos dépenses en frais généraux : assurances, loyers, communication, téléphone, mutuelles, informatiques,.... Veillez à ne pas avoir de doublon (par exemple des assurances qui couvrent les mêmes besoins), comparez et négociez chaque année si il le faut. Vous pouvez également réaliser des choses par vous même afin d'éviter les dépenses inutiles. Vous pourriez par exemple créer et référencer votre site internet par vous même afin d'économiser des frais d'agences web.
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